Una reciente encuesta de IDC nos deja las siguientes conclusiones sobre la automatización en las ventas:

• Incrementa un 30% las ventas.
• Reduce un 18% el tiempo del ciclo de ventas.
• Elimina el 14% del tiempo en tareas administrativas.

Parece todo maravilloso, ¿no? Bueno, pero antes que nada vamos a hacernos algunas reflexiones previas sobre nuestro proceso de venta para comprobar si esta solución podría aplicar a nuestro equipo de ventas:

• ¿Has perdido muchas oportunidades por no darles seguimiento a tiempo?
• ¿Inviertes mucho tiempo reportando actividad en tu CRM? 
• ¿Llamas a tus leads por orden alfabético?
• ¿O lo haces en orden de llegada (FIFO)?
• ¿Pierdes demasiado tiempo buscando la información relevante para construir ofertas personalizadas para tus clientes?

Si alguna de tus respuesta ha sido afirmativa, entonces necesitas automatizar tu proceso de ventas. A continuación, veremos algunas claves para llevarlo a cabo. ¡Seguidme!

¿Qué es la automatización de ventas (SFA)?

Es la mecanización de tareas del proceso de ventas que consumen mucho tiempo a los vendedores, utilizando herramientas software. Tareas como el seguimiento de leads y de oportunidades en el pipeline, el registro de la actividad del equipo de ventas, cualquier tipo de comunicación con tus clientes y el análisis del rendimiento de tu equipo de ventas, podrían ser en su mayor parte tareas automatizadas.  

El objetivo de la automatización es evitar que los vendedores inviertan su tiempo en tareas “administrativas” que aportan menos valor a la organización para dedicar su esfuerzo principalmente a lo que mejor saben hacer y para lo que han sido contratados, para vender.

Estas son las principales ventajas que obtendremos del SFA:

• Aumentar la productividad de los vendedores y con ello las ventas.
• Alimentar su eficiencia, porque dedicarán su esfuerzo a lo más valioso para la compañía.
• Incrementar la velocidad de respuesta a tus clientes potenciales. En un mundo en el que cuando alguien está listo para comprar, espera poder hacerlo de manera inmediata o casi, ¿o no?.
• Asegurar que ningún lead deje de ser atendido a tiempo y con la prioridad que por su particularidad requiera.
• Mantener los datos de ventas de tu compañía centralizados.

Cuidado, ni tanto ni tan…

Pero, como todo, los excesos no son buenos. No debemos automatizar todas las tareas de ventas, porque entonces los clientes podrían no sentirse tratados como si fueran personas y esto haría que salieran huyendo, como lo hacen al recibir cualquier contacto que “huele” a spam. Utiliza la empatía, trata a tus clientes potenciales como a personas individuales e intenta aportarles valor en cada uno de los puntos de contacto a lo largo del ciclo de venta.

Si envías cientos de miles de correos electrónicos o usas un marcador telefónico automático, ya has cruzado al lado oscuro… Con estas malas prácticas nunca obtendrás altas tasas de conversión y, lo que es peor, la reputación de tu empresa caerá en picado.

Automatización de ventas: ¿En el CRM o no?

El software para la automatización de ventas puede estar incorporado en un CRM o no. Algunos defienden que el CRM solo ayuda a retener clientes actuales y que la responsabilidad de la captación de nuevos clientes recae en  las herramientas SFA. Desde mi punto de vista, lo ideal es disponer de toda la información del funnel en el mismo sistema, un CRM. En este post anterior ya trataba sobre las ventajas de la alineación del marketing y ventas. Si no es así, al menos deben estar completamente integrados.

Principales funcionalidades de SFA

Prospección

Si utilizas LinkedIn para buscar leads y cada día repites las mismas búsquedas, merece la pena que adquieras una cuenta de LinkedIn Premium o Sales Navigator y configures el filtro personalizado y actives las alertas diarias/semanales/mensuales por correo electrónico. Algunos CRM enriquecen la información de tus contactos a partir de bases de datos públicas y perfiles de redes sociales y también rastrean los accesos a tu sitio web informándote de los accesos. Por ejemplo, LeadSpace y LeadGenius recopilan información de cientos o miles de fuentes de datos para darte un perfil actualizado y completo de tu prospecto.

Un ahorro importante de tiempo se puede lograr automatizando la  asignación de leads, utilizando un algoritmo round-robin (que va rotándolos entre todos los vendedores), o en función de un criterio (facturación de la empresa, sector o zona geográfica; o una combinación de todos ellos).

Contactos y oportunidades

Si aún creas manualmente los nuevos contactos y oportunidades en tu CRM, buenas noticias: hay una manera mucho mejor. Los workflows permiten que en la parte alta del funnel (TOF) podamos realizar un scoring de los leads basado en reglas, por ejemplo, “si el contacto pertenece a una compañía con más de 10 millones de euros de facturación, han visto el vídeo del producto anunciado y la página de precios en nuestra web” entonces se convierte en un lead cualificado para ventas (SQL) y el equipo de ventas puede contactarle (está listo para la compra) y por tanto, crearemos una oportunidad.  

Además, es importante integrar todas las fuentes de clientes potenciales con nuestro CRM, ya procedan de seminarios web, encuestados, nuevos suscriptores de newsletter, asistentes a eventos, de Facebook Lead Ads, de LinkedIn Ads o de Google Ads, etc. Es importante que tu CRM integre “out-of-the-box” con la mayoría de estas fuentes. Si alguna  integración nativa no está disponible, puedes usar Zapier (una herramienta de terceros que conecta sus aplicaciones sin problemas) o Piesync.

Seguimiento: tareas, llamadas, reuniones y correos electrónicos.

El primer contacto con los leads, la confirmación de la reunión de cualificación y los correos electrónicos de seguimiento generalmente no deberían variar mucho. Para aumentar las tasas de respuesta, es imprescindible personalizar al menos el  30-50% del contenido, pero no más. 

No pierdas tiempo copiando y pegando los mismos mensajes cientos de veces, o repitiendo las mismas frases una y otra vez, usa las plantillas de correo electrónico. Invierte 5 minutos, ahorrarás varias horas al cabo de una semana. Personalízalos con información personal que empatice con la persona a la que va dirigido antes de enviarlos y, si es posible, añade algún contenido que le aporte valor y esté relacionado con cómo lograr el objetivo que persigue.

El proceso de agendar una llamada o reunión puede convertirse en un partido de tenis, correos electrónicos de ida y vuelta… Usa herramientas de programación de reuniones como Calendly, HubSpot, etc., que ponen al alcance de tu interlocutor tu agenda para que elija en el momento que prefiera cuándo le va bien mantener la conversación contigo.

Respecto a las llamadas, plataformas como Gong, Avoma y Chorus utilizan algoritmos de inteligencia artificial (AI) para extraer información clave de tus conversaciones (como qué temas fueron tratados y qué competidores aparecieron).

Propuestas

En este apartado podemos automatizar usando en combinación con nuestro CRM herramientas como PandaDoc y ClientPoint, para crear cotizaciones con el estilo corporativo de nuestra compañía, los detalles clave como la información del cliente, los detalles del producto y el precio se transfieren automáticamente.

Informes

Si lideras un equipo de ventas, seguramente estás invirtiendo más de una hora al día para crear informes de manera manual, consolidando la información que te facilita tu equipo.

Usa tu CRM para crear informes automáticos y enviarlos por correo electrónico. Por ejemplo, puede enviar una clasificación diaria a sus vendedores por ingresos y un informe de ingresos semanal al director de ventas. También puede usar una herramienta de automatización de informes como QuarterOne.

¡A automatizar!

Con la automatización de ventas tu equipo será más feliz, podrá dedicar su esfuerzo a lo que le gusta, a empatizar con las personas para ayudarles a lograr sus objetivos; a vender, y de esta manera tú serás más feliz porque obtendréis mejores resultados.

¡Suerte!