Planificación necesaria migraciones entre cuentas de HubSpot

La migración entre cuentas de HubSpot puede parecer una tarea compleja, tanto a nivel técnico como organizativo, por eso se realiza una preparación adecuada para que la migración sea un éxito. Este proceso de migración se ejecuta en escenarios como por ejemplo la consolidación entre varias cuentas, la reestructuración de un negocio o el traslado de datos a una cuenta más avanzada.

Sin embargo, transferir datos y configuraciones no se trata solo de mover información de un lugar a otro; requiere garantizar que todo esté correctamente estructurado, que los flujos de trabajo sigan funcionando y que no se pierda información crítica en el camino. Una migración bien planificada no solo minimiza riesgos, sino que también asegura que los equipos puedan retomar sus actividades sin interrupciones ni contratiempos.

En este artículo, explicaré la planificación necesaria para realizar una migración entre cuentas de HubSpot, desde la evaluación inicial hasta el inicio de uso de la cuenta.

1. Definir el alcance y los objetivos de la migración

Antes de comenzar con la migración, es crucial definir los objetivos. Responde preguntas como:

• ¿Qué datos y configuraciones se migrarán? (Contactos, negocios, workflows, plantillas de correo, etc.)
• ¿Por qué es necesaria la migración? (Unificación de cuentas, cambio de propietarios, etc.)
• ¿Cuál es el resultado esperado?

Un alcance bien definido evitará confusiones y garantizará que todas las partes interesadas estén alineadas.

2. Evaluar y auditar los datos existentes

Realiza una auditoría completa de la cuenta de origen para entender qué datos tienes y en qué estado se encuentran. Esto incluye:

• Verificar la calidad de los datos (evitar duplicados, campos vacíos, datos obsoletos).
• Identificar los objetos y propiedades personalizadas que deberán replicarse en la cuenta de destino.
• Auditar workflows, integraciones y configuraciones avanzadas.

3. Crear un plan de migración

Un plan detallado debe incluir:

• Inventario de elementos: Lista completa de objetos a migrar: Contactos, negocios, tickets, propiedades, plantillas, etc…
• Prioridades: Orden de migración, por ejemplo: Contactos primero, luego configuraciones de marketing
• Cronograma: Fechas clave y tiempo estimado para cada etapa.
• Roles y responsabilidades: Define quién será responsable de cada tarea (equipo técnico, administradores de HubSpot, etc.).
• Creación de documento compartido con el cliente: Una vez redactada toda la lista de objetos y procesos a migrar, crear un documento compartido con el cliente para que tenga una visión del estado de la migración.

4. Preparar la cuenta de destino

Asegúrate de que la cuenta de destino esté configurada para recibir los datos. Esto puede incluir:

• Crear propiedades personalizadas que coincidan con las de la cuenta de origen.
• Configurar pipelines, equipos y permisos.
• Establecer integraciones o configuraciones básicas requeridas.

Existen varias herramientas y métodos para realizar una migración, como:

• Exportar e importar datos manualmente usando archivos CSV.
• Preparar el entorno para ejecutar la migración de ciertos objetos y usar APIs de HubSpot para migraciones personalizadas.
• Contratar herramientas de terceros especializadas en migración de HubSpot.

Evalúa cuál es la mejor opción según la complejidad y volumen de datos.

6. Realizar pruebas en un entorno controlado

Antes de migrar todo, realiza pruebas en un subconjunto de datos. Esto permite:

• Identificar errores o inconsistencias en el mapeo de datos.
• Validar workflows y configuraciones migradas.
• Garantizar que los datos llegan correctamente a la cuenta de destino.

Por ejemplo en esta etapa se puede seleccionar una muestra pequeña de datos del archivo de importación y poder hacer una prueba con ellos, para validar el documento de importación y ver que los flujos funcionen correctamente.

7. Ejecutar la migración

Una vez que las pruebas sean exitosas, comienza la migración completa. Durante esta etapa:

• Supervisa el proceso para detectar y resolver problemas rápidamente.
• Informa a los equipos relevantes sobre el progreso.

En este proceso para tener una buena comunicación y confianza con el cliente, se usa el documento previamente compartido con todos los recursos a migrar. En este documento se marca una casilla y se informa de todo lo sucedido con cada recurso durante el proceso de migración. Es un documento que tanto el cliente como la compañía puede hacer una status del estado en el que se encuentra la migración y poder hacer anotaciones.

Con este proceso lo que consigues es transmitir la confianza y transparencia del estado de la migración para que ambas partes estén informadas en tiempo real.

8. Validar los recursos

La validación es una etapa crítica en el proceso de migración, ya que asegura que los datos y configuraciones se hayan transferido correctamente y que todo funcione como se espera. Este paso permite detectar y solucionar problemas antes de que afecten las operaciones diarias de tu equipo. A continuación, se detallan las acciones clave para llevar a cabo una validación efectiva:

9. Revisión de datos migrados

Es esencial confirmar que todos los datos se han transferido correctamente a la cuenta de destino. Algunos puntos a verificar incluyen:

10. Pruebas de las automatizaciones 

Los workflows y automatizaciones son componentes críticos de una cuenta de HubSpot. Realiza pruebas exhaustivas para verificar que los triggers de los Workflows se activen correctamente, las acciones como el envío de correos o las actualizaciones de propiedades funcionan correctamente y no existan errores debido a cambios realizados durante el proceso de migración.

11. Validación de contenidos

Si la migración incluye contenido de marketing como correos, landing pages o plantillas. Hay que revisar que los elementos audiovisuales como por ejemplo imágenes, CTA o enlaces se hayan migrado correctamente.

12. Prueba de la integración

Muchas cuentas de HubSpot están conectadas a herramientas de terceros, como CRMs adicionales, plataformas de comercio electrónico o sistemas de analítica. Durante la validación:

• Comprueba que las integraciones sigan funcionando sin interrupciones.
• Realiza pruebas de sincronización de datos para confirmar que no haya discrepancias entre los sistemas conectados.

12. Capacitación y puesta en marcha

Es posible que los usuarios finales necesiten formación sobre cómo usar la nueva cuenta de HubSpot, especialmente si se realizaron cambios significativos en la estructura o configuración.

13. Estructura un plan de mantenimiento

Después de la migración, define un plan de mantenimiento continuado de la cuenta de destino con el cliente para:

• Mantener la calidad de los datos.
• Gestionar actualizaciones o cambios en la cuenta.
• Resolver problemas que puedan surgir con los datos o configuraciones.

14. Conclusión

La migración entre cuentas de HubSpot requiere una planificación meticulosa, herramientas adecuadas y un enfoque estructurado. Al seguir estos pasos, puedes garantizar una transición fluida que minimice interrupciones y maximice el valor para tu equipo.

Con las estrategias descritas en este artículo, estarás preparado para afrontar el desafío y asegurarte de que tu equipo pueda aprovechar todo el potencial de la nueva cuenta de HubSpot desde el primer día. Recuerda, una migración no es solo un traslado de datos, sino una oportunidad para ejecutar un plan de mejora y optimización de la cuenta.