La migración entre cuentas de HubSpot puede parecer una tarea compleja, tanto a nivel técnico como organizativo, por eso se realiza una preparación adecuada para que la migración sea un éxito. Este proceso de migración se ejecuta en escenarios como por ejemplo la consolidación entre varias cuentas, la reestructuración de un negocio o el traslado de datos a una cuenta más avanzada.
Sin embargo, transferir datos y configuraciones no se trata solo de mover información de un lugar a otro; requiere garantizar que todo esté correctamente estructurado, que los flujos de trabajo sigan funcionando y que no se pierda información crítica en el camino. Una migración bien planificada no solo minimiza riesgos, sino que también asegura que los equipos puedan retomar sus actividades sin interrupciones ni contratiempos.
En este artículo, explicaré la planificación necesaria para realizar una migración entre cuentas de HubSpot, desde la evaluación inicial hasta el inicio de uso de la cuenta.
Antes de comenzar con la migración, es crucial definir los objetivos. Responde preguntas como:
Un alcance bien definido evitará confusiones y garantizará que todas las partes interesadas estén alineadas.
Realiza una auditoría completa de la cuenta de origen para entender qué datos tienes y en qué estado se encuentran. Esto incluye:
Un plan detallado debe incluir:
4. Preparar la cuenta de destino
Asegúrate de que la cuenta de destino esté configurada para recibir los datos. Esto puede incluir:
Existen varias herramientas y métodos para realizar una migración, como:
Evalúa cuál es la mejor opción según la complejidad y volumen de datos.
6. Realizar pruebas en un entorno controlado
Antes de migrar todo, realiza pruebas en un subconjunto de datos. Esto permite:
Por ejemplo en esta etapa se puede seleccionar una muestra pequeña de datos del archivo de importación y poder hacer una prueba con ellos, para validar el documento de importación y ver que los flujos funcionen correctamente.
7. Ejecutar la migración
Una vez que las pruebas sean exitosas, comienza la migración completa. Durante esta etapa:
En este proceso para tener una buena comunicación y confianza con el cliente, se usa el documento previamente compartido con todos los recursos a migrar. En este documento se marca una casilla y se informa de todo lo sucedido con cada recurso durante el proceso de migración. Es un documento que tanto el cliente como la compañía puede hacer una status del estado en el que se encuentra la migración y poder hacer anotaciones.
Con este proceso lo que consigues es transmitir la confianza y transparencia del estado de la migración para que ambas partes estén informadas en tiempo real.
La validación es una etapa crítica en el proceso de migración, ya que asegura que los datos y configuraciones se hayan transferido correctamente y que todo funcione como se espera. Este paso permite detectar y solucionar problemas antes de que afecten las operaciones diarias de tu equipo. A continuación, se detallan las acciones clave para llevar a cabo una validación efectiva:
Es esencial confirmar que todos los datos se han transferido correctamente a la cuenta de destino. Algunos puntos a verificar incluyen:
Los workflows y automatizaciones son componentes críticos de una cuenta de HubSpot. Realiza pruebas exhaustivas para verificar que los triggers de los Workflows se activen correctamente, las acciones como el envío de correos o las actualizaciones de propiedades funcionan correctamente y no existan errores debido a cambios realizados durante el proceso de migración.
Si la migración incluye contenido de marketing como correos, landing pages o plantillas. Hay que revisar que los elementos audiovisuales como por ejemplo imágenes, CTA o enlaces se hayan migrado correctamente.
Muchas cuentas de HubSpot están conectadas a herramientas de terceros, como CRMs adicionales, plataformas de comercio electrónico o sistemas de analítica. Durante la validación:
Es posible que los usuarios finales necesiten formación sobre cómo usar la nueva cuenta de HubSpot, especialmente si se realizaron cambios significativos en la estructura o configuración.
Después de la migración, define un plan de mantenimiento continuado de la cuenta de destino con el cliente para:
La migración entre cuentas de HubSpot requiere una planificación meticulosa, herramientas adecuadas y un enfoque estructurado. Al seguir estos pasos, puedes garantizar una transición fluida que minimice interrupciones y maximice el valor para tu equipo.
Con las estrategias descritas en este artículo, estarás preparado para afrontar el desafío y asegurarte de que tu equipo pueda aprovechar todo el potencial de la nueva cuenta de HubSpot desde el primer día. Recuerda, una migración no es solo un traslado de datos, sino una oportunidad para ejecutar un plan de mejora y optimización de la cuenta.