Cómo actualizar la propiedad Fecha de hoy sin Operations Hub

[FoxterHacks] Actualmente, HubSpot no incluye una propiedad predeterminada que indique la "Fecha de hoy", y la actualización de esta propiedad sin Operations Hub no es tan sencilla como parece debido a las limitaciones de Re-enrollment que presentan los Workflows de HubSpot. 

En este contexto, solo conseguiremos que la propiedad Fecha de hoy se actualice de forma dinámica mediante un loop infinito de Workflows que permita que los Contactos/ Empresas/ Negocios se inscriban en los mismos al menos una vez al día. 

Te explicamos en este video de 2 minutos // cómo actualizar la propiedad Fecha de hoy en HubSpot sin Operations Hub. 

// Nuestra solución paso a paso

El caso de uso sobre el que vamos a explicar la importancia de tener una propiedad que recoja la Fecha de hoy es el siguiente: Optimizar el proceso de renovaciones mediante una propiedad calculada que nos indique los días que faltan hasta la próxima renovación del Cliente. 

Los recursos necesarios para este caso de uso son los siguientes:

• Propiedades de Negocio

  • Días hasta renovación - Cálculo
  • Fecha de renovación - Selector de fechas
  • Fecha de hoy - Selector de fechas
  • Actualización fecha de hoy - Casilla de comprobación individual

• Workflows basados en Negocios

  • Actualizar Fecha de hoy (No)
  • Actualizar Fecha de hoy (Si)

Importante especificar que el proceso definido podría replicarse también a nivel de Contactos, Empresas o Tickets. No es exclusivo para Negocios.

1. Crea las propiedades de negocio necesarias

Serán necesarias cuatro propiedades de negocio: Días hasta renovación, Fecha de renovación, Fecha de hoy, Actualización fecha de hoy.

Para poder calcular los días que faltan hasta la próxima fecha de renovación, necesitamos crear en HubSpot una propiedad calculada de tipo "Tiempo entre". Esta propiedad: Días hasta renovación, tendrá en cuenta la diferencia de días entre las propiedades Fecha de hoy y Fecha de renovación para determinar el valor de la misma. 

Fecha de hoy y Fecha de renovación tendrán que ser definidas antes de crear la propiedad calculada (Días hasta renovación) para poder incluirlas en la ecuación. Ambas propiedades tienen que tener formato fecha para que el cálculo sea posible. 

Por último, crearemos la propiedad: Actualización fecha de hoy, que actuará como propiedad de control en los Workflows que definiremos a continuación para actualizar de forma dinámica y diaria el valor de la propiedad: Fecha de hoy. Sin esta propiedad de control, los Negocios se inscribirían una única vez en los Workflows, impidiendo así la actualización diaria de la propiedad Fecha de hoy. 

2. Workflows basados en negocios necesarios

Serán necesarios dos workflows basados en negocios: Actualización fecha de hoy (No), Actualización fecha de hoy (Sí).

En el video incluido al inicio de este post, encontraréis una explicación detallada de cómo funcionan estos workflows y el papel clave que juega la propiedad de control: Actualización fecha de hoy (Sí/No) para evitar las limitaciones de re-enrollment de los Workflows en HubSpot. 

2.1. Actualización fecha de hoy (No)

2.2. Actualización fecha de hoy (Sí)

// Conclusiones

• La propiedad Fecha de hoy actualizada te permitirá definir propiedades calculadas que indiquen el tiempo restante hasta una fecha determinada - Ejemplo: Días hasta renovación
• No es posible actualizar el valor de Fecha de hoy con un sólo Workflow, ya que tendremos problemas con el re-enrollment
• La propiedad Fecha de hoy no se actualizará de forma dinámica y diaria sin una propiedad de control que permita que los objetos (Contactos, Empresas, Negocios, Tickets) se re-inscriban una y otra vez en el mismo flujo de workflows. Ejemplo - Actualización fecha de hoy
• El flujo definido puede replicarse a nivel de Contacto, Empresas, Negocios, Tickets.